Déclaration de protection des données à l’attention des professionnels

La présente déclaration de protection des données s’adresse aux professionnels de la santé ou autres experts qui collaborent avec OrPha Swiss GmbH.
Nous sommes conscients que la protection des données est importante pour vous. Nous nous engageons à traiter vos données personnelles avec soin et intégrité.
La présente déclaration de protection des données vous informe sur la manière dont OrPha Swiss GmbH («OrPha Swiss», «nous», «notre», «nos») traite vos données personnelles conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données («LPD»).

1 Identité et coordonnées du responsable du traitement des données

Le responsable du traitement des données au sens où l’entend la LPD est:
OrPha Swiss GmbH
Untere Heslibachstrasse 41a
CH-8700 Küsnacht
info@orphaswiss.com
Tél. +41 44 910 33 33

2 Nos produits et services ainsi que la communication

2.1 Description et étendue du traitement des données

Si vous utilisez nos services ou nous achetez des produits, concluez des contrats avec nous, communiquez avec nous ou êtes en relation avec nous d’une autre manière, nous collectons des données personnelles vous concernant et les enregistrons dans notre système CRM interne. Il s’agit notamment des données suivantes:

Informations personnelles, telles que le nom (y compris le complément de nom ou le titre), le pseudonyme, le sexe, l’âge ou la date de naissance, la langue que vous préférez ainsi que vos coordonnées (adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone),
Qualifications et informations professionnelles, y compris CV, photos, informations et qualifications universitaires, vos centres d’intérêt (p. ex. certains sujets relatifs à la santé pour lesquels vous demandez des informations à OrPha Swiss), spécialités, lieu du cabinet, numéro d’enregistrement professionnel et numéro d’autorisation médicale,
Informations financières, telles que votre numéro de compte, votre numéro de carte de crédit ou de débit et autres détails financiers et de rémunération,
Informations sur les conflits, c’est-à-dire les circonstances susceptibles de donner lieu à un conflit d’intérêts, p. ex. si un membre proche de votre famille ou vous-même êtes un représentant ou un collaborateur d’un parti politique ou un candidat à une fonction publique, ou s’il occupe ou vous occupez un poste dans une administration ou un gouvernement,
Informations sur les voyages et autres données d’identification, y compris votre numéro de passeport ou de carte d’identité, votre numéro de permis de conduire, votre numéro d’identification fiscale et vos préférences de voyage,
Informations sur votre utilisation des produits, en particulier des indications sur votre utilisation de nos produits, vos interactions avec nous, le mode de communication que vous préférez avec nous ainsi que les services que vous utilisez éventuellement.

Nous recevons ces données personnelles directement de votre part, notamment lorsque vous prenez contact avec l’un de nos représentants, Medical Science Liaison Managers ou notre service clientèle, lorsque vous nous contactez pour obtenir de l’aide ou nous faire part de vos commentaires, lorsque vous participez à l’un de nos événements en ligne ou à une réunion en personne organisée par ou avec nous (p. ex. comités consultatifs ou conférences), lorsque vous répondez à nos enquêtes, lorsque vous nous signalez des événements indésirables ou émettez des demandes d’informations médicales ou lorsque vous partagez ou utilisez votre profil sur les réseaux sociaux pour prendre contact avec nous.

D’autre part, nous recevons des données personnelles à votre sujet de la part de tiers, notamment de sociétés de données qui proposent des services de données dans le domaine de la santé (p. ex. SM Marketing), d’organisations de patients, de partenaires de marketing, d’agences de gestion d’événements, d’agences de voyages et de fournisseurs de plateformes de réseaux sociaux (p. ex. LinkedIn). Enfin, nous collectons vos données personnelles à partir de sources accessibles au public et de répertoires de prestataires de services de santé. Nous traitons vos données personnelles notamment aux fins suivantes:
(1) Mise à disposition de nos produits et services et exécution des contrats afférents,
(2) Communication avec vous, notamment pour répondre à vos questions, vous fournir les informations que vous avez demandées ou vous renseigner sur nos produits et services si nous pensons que cela pourrait vous intéresser. Nous ne vous envoyons des communications marketing que dans le cadre autorisé par la loi et si, le cas échéant, nous avons obtenu votre consentement préalable. Vous pouvez révoquer ce consentement à tout moment,
(3) Analyse, étude de marché et segmentation afin de comprendre vos préférences et d’améliorer nos produits et services ainsi que notre communication avec vous,
(4) Prise de contact et gestion des relations avec les représentants ou Medical Science Liaison Managers,
(5) Notification aux autorités compétentes des événements indésirables que vous nous avez signalés.

2.2 Destinataires des données

Pour la réalisation des finalités ci-dessus, nous mettons vos données personnelles à la disposition des destinataires suivants (conformément aux dispositions légales en vigueur):
(a) Prestataires de services externes (p. ex. prestataires de services informatiques, prestataires de services événementiels et marketing, prestataires de services médias, etc.),
(b) Partenaires contractuels (dans la mesure où la transmission résulte de tels contrats), notamment les prestataires de services de santé qui collaborent avec nous, ainsi que les fournisseurs qui gèrent les déclarations d’événements indésirables,
(c) Associations professionnelles,
(d) Autorités compétentes, y compris autorités fiscales et tribunaux (en Suisse et à l’étranger, si nous y sommes tenus ou autorisés par la loi ou si cela semble nécessaire à la protection de nos intérêts),
(e) Conseillers juridiques et professionnels, y compris représentants juridiques, comptables et auditeurs, et
(f) Partenaires de transaction et conseillers (p. ex., dans le cadre de fusions, d’acquisitions ou d’autres transactions commerciales auxquelles nous participons).

3 Amélioration et gestion de nos processus et opérations commerciales

3.1 Sescription et étendue du traitement des données

Nous utilisons les données personnelles mentionnées au chiffre 2.1 dans le cadre de l’amélioration et de la gestion de nos processus et de nos activités et traitons les données personnelles en particulier pour réaliser les finalités suivantes:
(1) Prendre des mesures suite à des notifications d’effets secondaires potentiels en rapport avec l’un de nos produits et surveiller la sécurité de nos produits,
(2) Conserver des dossiers sur nos relations avec les professionnels de la santé,
(3) Rédiger des rapports de gestion et préparer et effectuer des analyses (y compris des analyses et des métriques).

3.2 Destinataires des données

4 Garantie et respect de nos droits et devoirs légaux

4.1 Description et étendue du traitement des données

Enfin, nous utilisons les données personnelles énumérées au chiffre 2.1 pour satisfaire à nos droits et devoirs légaux et les traitons notamment pour réaliser les finalités suivantes:
(1) Respect des lois et règlements applicables,
(2) Traitement des demandes des autorités,
(3) Communication de modifications apportées à nos conditions générales et à nos politiques,
(4) Exercice de nos droits ou défense d’OrPha Swiss contre des litiges potentiels, imminents ou réels, et
(5) Enquêtes et mesures contre les comportements illégaux ou susceptibles de causer des dommages.

4.2 Destinataire des données

Pour atteindre les finalités ci-dessus, nous mettons vos données personnelles à la disposition, d’une part, des autorités compétentes, y compris autorités fiscales et tribunaux (en Suisse et à l’étranger, si nous y sommes tenus ou autorisés par la loi ou si cela semble nécessaire à la protection de nos intérêts) et, d’autre part, des conseillers juridiques et professionnels, y compris des représentants juridiques, des comptables et des auditeurs, et ce, en conformité avec les dispositions légales en vigueur.

5 Mise à disposition du site Internet (fichiers journaux)

5.1 Description et étendue du traitement des données

Lorsque vous accédez à notre site Internet, c’est-à-dire, même lorsque vous ne vous identifiez pas ou ne transmettez par ailleurs pas d’autres informations, des données à caractère général sont automatiquement collectées. Ces informations (fichiers journaux de serveur) comprennent par exemple le type de navigateur Web, le système d’exploitation utilisé, le nom de domaine de votre fournisseur d’accès à Internet, votre adresse IP, l’URL de référence, la date et l’heure de l’accès, et autres informations similaires.

Ces données sont traitées, entre autres, aux fins suivantes:
(1) garantir une connexion sans problème au site Internet,
(2) veiller à une utilisation sans difficulté de notre site Internet,
(3) garantir et évaluer la sécurité et la stabilité du système, notamment dans le but d’identifier une utilisation abusive éventuelle, et
(4) permettre une présentation techniquement irréprochable et une optimisation de notre site Internet.

Ces données sont également enregistrées dans les fichiers journaux de notre système. Ces données ne sont pas enregistrées avec d’autres données personnelles de l’utilisateur. Nous n’utilisons pas vos données dans le but de vous identifier en tant que personne. Toutefois, si des indices concrets nous font penser que notre site est utilisé de manière illicite, nous nous réservons le droit de vérifier ultérieurement les fichiers journaux du serveur.

5.2 Destinataire des données

Nous faisons appel à des prestataires qui agissent en tant que sous-traitants pour l’exploitation et la maintenance de notre site Internet. L’ensemble de ces prestataires sont contractuellement tenus de traiter vos données de manière confidentielle.

6 Utilisation de cookies

6.1 Description et étendue du traitement des données

Un cookie est un petit fichier généré lors de la consultation d’un site Internet qui est enregistré temporairement dans le système de l’utilisateur. Lorsque le serveur de ce site Internet est de nouveau interrogé par ce même système, le navigateur renvoie à ce serveur le cookie reçu précédemment. Le serveur peut évaluer les informations collectées au cours de ce processus. Les cookies permettent notamment de faciliter la navigation sur un site Internet.

Les cookies contribuent à rendre un site Internet utilisable en permettant des fonctionnalités de base telles que la navigation sur les pages et l’accès aux zones sécurisées du site Internet.

Vous pouvez supprimer à tout moment les cookies placés sur votre appareil par le site Internet. Afin de désactiver les cookies, la plupart des navigateurs Web permettent de contrôler l’utilisation de cookies. Les paramètres techniques du navigateur Web contiennent des informations sur la manière de supprimer ou de désactiver les cookies installés.

6.2 Utilisation des cookies nécssaires d'un point de vue technique

Certaines fonctionnalités de notre site Internet ne peuvent être proposées sans utiliser des cookies. Pour ces fonctionnalités, il faut que le navigateur soit reconnu même lorsque l’utilisateur change de page.

Les cookies de session enregistrent et transmettent les données suivantes:
(1) Paramètres de langue
(2) Articles dans le panier
(3) Informations sur la connexion
(4) Enregistrement

7 Transfert transfrontalier de données personnelles

Du fait de la collaboration avec des prestataires de services et des partenaires, un transfert de données peut avoir lieu vers des pays de l’UE, il s’agit donc d’un transfert de données vers l’étranger, au sens où l’entend la LPD. Dans l’UE, le niveau de protection des données est aussi élevé qu‘en Suisse. L’ensemble de ces prestataires et partenaires sont contractuellement tenus de traiter vos données de manière confidentielle.

8 Délais de conservation et effacement

Nous traitons et conservons les données personnelles aussi longtemps que l’exigent nos finalités de traitement, les délais de conservation légaux et nos intérêts légitimes en matière de documentation, en tenant compte du cadre de ce qui est techniquement réalisable. Sauf en cas d’obligations légales ou contractuelles contraires, nous effacerons ou anonymiserons vos données personnelles à l’expiration du délai de conservation ou de traitement.

9 Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé ou toute modification, transmission ou destruction non autorisée. Veuillez noter que ces mesures de sécurité ne peuvent pas exclure totalement les risques de sécurité liés au traitement des données personnelles.

10 Modifications de la présente déclaration de protection des données

La présente déclaration de protection des données ne fait pas partie d’un contrat conclu avec vous et nous pouvons la modifier en tout temps. La version publiée sur notre site Internet est la version actuellement en vigueur.

La présente déclaration de protection des données a été partiellement élaborée avec l’aide de www.activemind.ch.